Términos y aviso de privacidad para traductores

1. Quiénes somos

EKO 4 Translation Service Florida es un nombre comercial de EKO 4 Global Services Ltd, sociedad registrada en Inglaterra y Gales con el número 09502258 y domicilio social en 124 City Road, London, EC1V 2NX, Reino Unido. Somos una empresa inglesa que opera en Estados Unidos y exporta allí sus servicios de traducción. EKO 4 TRANSLATION SERVICE FLORIDA® es nuestra marca de servicio, registrada en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (Reg. n.º 6,352,162).

EKO 4 Global Services Ltd decide cómo se usa su información personal: es el «responsable del tratamiento». Como empresa del Reino Unido, aplicamos a todos los traductores, vivan donde vivan, el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (UK GDPR) y la Ley de Protección de Datos de 2018, junto con las leyes de Estados Unidos que se aplican a nuestro trabajo, como la Ley de Protección de la Información de Florida (sección 501.171 de los Estatutos de Florida). Puede escribirnos sobre cualquier punto de esta página a info@translationsflorida.us.

2. Por qué pedimos su pasaporte, diploma y firma

Traducimos documentos oficiales que contienen información personal sensible: actas de nacimiento, matrimonio y defunción, documentos de inmigración y judiciales, historiales médicos y financieros. Nuestros clientes nos los confían, así que debemos saber quién los maneja. Antes de dar trabajo a alguien, confirmamos su identidad y sus títulos.

Muchas de nuestras traducciones también se notarizan, y algunas reciben después la apostilla del estado. En una traducción notarizada, el traductor firma una declaración de exactitud ante un notario público en una breve videollamada, y la ley de Florida exige que el notario verifique la identidad de quien firma con una identificación oficial con foto (sección 117.265 de los Estatutos de Florida).

• Su pasaporte confirma quién es usted, y que la persona que firma una declaración de exactitud o se reúne con el notario es el traductor que contratamos.
• Su diploma confirma su título como traductor.
• Su firma se guarda como firma de muestra y aparece en los documentos que usted firma para un trabajo, como el certificado de calidad que entregamos al cliente con un pedido en el que usted trabajó.

3. Qué recopilamos

• Datos de la solicitud — su nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad y país, idiomas, tarifas, experiencia, estudios y disponibilidad, y la dirección de PayPal (o los datos bancarios) donde le pagamos.
• Documentos de identidad y de titulación — una copia escaneada de su pasaporte y los datos que se leen de él (nombre, número de pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, fecha de vencimiento y país emisor), y su diploma.
• Su firma — trazada en nuestro formulario de solicitud, y de nuevo cada vez que confirma un trabajo.
• Para trabajos notarizados — el número de teléfono donde el notario puede contactarle.
• Registros de trabajo — los trabajos que le ofrecemos y acepta, páginas, plazos y pagos, nuestras notas sobre su trabajo, y la fecha y la versión de estos términos que aceptó.

4. Base legal para usarla

• Verificar su identidad y sus títulos — nuestro interés legítimo en proteger los documentos confidenciales de nuestros clientes y prevenir el fraude y la suplantación (UK GDPR, artículo 6(1)(f)). Usted puede oponerse: vea la sección 10.
• Estudiar su solicitud, ofrecerle y pagarle trabajos, y organizar notarizaciones — los pasos que usted nos pide antes de trabajar con nosotros, y nuestro acuerdo con usted (artículo 6(1)(b)).
• Registros fiscales y contables, y órdenes judiciales u otros requerimientos legales — nuestras obligaciones legales (artículo 6(1)(c)).

Entregarnos su pasaporte y su diploma es una condición para trabajar con nosotros: sin ellos no podemos aceptar su solicitud ni darle trabajos.

5. Quién ve su información

• Nuestro personal que gestiona a los traductores y los pedidos.
• En un trabajo notarizado que usted acepte, el notario público y su plataforma en línea, para verificar su identidad en la videollamada.
• Google, que realiza para nosotros la verificación automática del pasaporte como encargado del tratamiento (sección 6).
• PayPal o su banco, para pagarle.
• Nuestro cliente, que ve su nombre y su firma solo en los documentos emitidos para su pedido.
• Tribunales, policía, autoridades fiscales y otras autoridades, como se describe en la sección 14.

No compartimos su información con nadie más.

6. La verificación automática del pasaporte

Cuando usted sube un pasaporte, una herramienta automática (la API Gemini de Google, un servicio de pago que Google presta como nuestro encargado del tratamiento) lee su zona de lectura mecánica y su fecha de vencimiento para comprobar que es un pasaporte válido y vigente. Si la verificación falla, le pedimos que suba un pasaporte vigente. Usted puede pedir que una persona de nuestro equipo revise el documento, explicar su situación e impugnar el resultado: escriba a info@translationsflorida.us.

7. Transferencias internacionales

Trabajamos con traductores y clientes de muchos países, por lo que su información se usa fuera del Reino Unido, también en Estados Unidos: Google para la verificación del pasaporte y el notario en un trabajo notarizado. Protegemos estas transferencias como exige la ley del Reino Unido. Google está certificada bajo el puente de datos Reino Unido–Estados Unidos y trata su información según sus condiciones de tratamiento de datos. Las demás transferencias se hacen porque son necesarias para un trabajo que usted ha aceptado, o con el Acuerdo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido.

8. Cómo protegemos su información

Guardamos sus documentos en nuestros propios sistemas, los usamos solo para los fines de esta página, solo los usan las personas de la sección 5 y nunca los publicamos. Ningún sistema conectado a internet es totalmente seguro: si una brecha pone en riesgo su información, se lo comunicaremos a usted y a los reguladores como exige la ley, y en el caso de los residentes de Florida dentro de los 30 días que fija la sección 501.171 de los Estatutos de Florida.

9. Cuánto tiempo la conservamos

• Solicitudes no completadas (documentos subidos pero formulario nunca enviado) — 30 días.
• Solicitantes con los que no trabajamos — 12 meses desde la solicitud.
• Traductores que trabajan con nosotros — mientras trabaje con nosotros y durante 6 años después de su último trabajo, el plazo de las reclamaciones contractuales, fiscales y legales.
• Pasaportes — cuando su pasaporte vence, borramos la copia y le pedimos uno vigente.

10. Sus derechos y reclamaciones

Puede pedirnos una copia de su información, corregirla, borrarla, limitar cómo la usamos o enviársela en un formato portátil, y puede oponerse a nuestras verificaciones de identidad y de títulos. Escriba a info@translationsflorida.us. Respondemos en el plazo de un mes, o le avisamos dentro de ese mes si una solicitud compleja necesita hasta dos meses más.

Reclamaciones

Si no está conforme con cómo usamos su información, escriba a info@translationsflorida.us con «Data complaint» en el asunto. Acusamos recibo de cada reclamación en un plazo de 30 días, la investigamos, le mantenemos informado y le comunicamos el resultado. También puede presentar una reclamación ante el regulador del Reino Unido, la Information Commission (conocida como ICO, ico.org.uk), o ante la autoridad de protección de datos del lugar donde vive.

11. Confidencialidad de los documentos de los clientes

Los documentos que nos envían los clientes son confidenciales, y usted los maneja en nuestro nombre. Usted debe:

• usarlos solo para el trabajo que le dimos, y seguir nuestras instrucciones;
• mantenerlos confidenciales y seguros, y no mostrarlos ni enviarlos a nadie, tampoco a otros traductores, sin nuestro consentimiento por escrito;
• no ceder ninguna parte de un trabajo a otra persona sin nuestro consentimiento por escrito;
• avisarnos de inmediato si un documento se pierde, se envía a la persona equivocada o lo ve alguien que no debería;
• borrar todas las copias, incluidas descargas, correos y borradores, dentro de los 30 días siguientes a la entrega del trabajo.

Estas obligaciones continúan después de que deje de trabajar con nosotros.

12. Exactitud y su responsabilidad

Usted debe traducir con exactitud y de forma completa, y asume plena responsabilidad legal por la exactitud de sus traducciones. Toda declaración que firme para un trabajo, como una declaración de exactitud ante notario, debe ser verdadera. Si un error u omisión en su traducción, o un incumplimiento de estos términos, causa una pérdida a nosotros o a nuestro cliente, usted nos reembolsará esa pérdida.

13. Derechos de autor de sus traducciones

En cada trabajo que traduce o corrige para nosotros:

• una vez que le hayamos pagado el trabajo, usted nos cede (transfiere) todos los derechos de autor y derechos conexos sobre su traducción, o sobre sus correcciones, en todo el mundo y por todo el plazo de esos derechos;
• hasta entonces, nos concede una licencia exclusiva para entregarla, certificarla, notarizarla, apostillarla y usarla para nuestro cliente;
• renuncia a sus derechos morales sobre ella, incluido el derecho a ser identificado como autor, salvo cuando su nombre figure en un documento que usted firme.

Se trata de una cesión de derechos de autor hecha por escrito y firmada por usted electrónicamente, al firmar nuestro formulario de solicitud o al confirmar un trabajo. No es un acuerdo de «obra por encargo» (work made for hire).

14. Incidentes y solicitudes de las autoridades

Si se produce un incidente relacionado con un trabajo en el que usted participó — por ejemplo una queja, una sospecha de fraude, un proceso judicial o una investigación policial — entregaremos su información personal a los tribunales, la policía, las autoridades fiscales u otras autoridades cuando la ley lo exija, o cuando presenten una solicitud legal y la información sea necesaria para prevenir o detectar delitos o para sus funciones oficiales. Dejamos constancia de cada entrega.

15. Ley aplicable y tribunales

Estos términos, y cualquier controversia sobre ellos o sobre su trabajo con nosotros, se rigen por las leyes de Inglaterra y Gales, y los tribunales de Inglaterra y Gales tienen competencia exclusiva. EKO 4 Global Services Ltd es una empresa inglesa con una marca de servicio en Estados Unidos que opera en Estados Unidos y exporta sus servicios desde el Reino Unido, por lo que cualquier reclamación contra ella debe presentarse en Inglaterra.

Esto no afecta a su derecho a reclamar ante un regulador de protección de datos, ni a los derechos que le reconozca la ley del país donde vive y que un contrato no puede eliminar.

16. Aceptación y actualización de estos términos

Usted acepta estos términos al marcar la casilla y firmar nuestro formulario de solicitud, y de nuevo cada vez que confirma un trabajo; registramos la fecha y la versión que aceptó. Podemos actualizar estos términos: los cambios se aplican a los trabajos que confirme después de publicarlos, y la fecha al inicio de esta página indica la versión vigente.